İnşaat sektöründe klasik proje yönetimi anlayışıyla yapılan projeler % 80 oranında gecikir.
Çok detaylı yapılmış planlamalar bile süreçlerin yalın olmaması sebebi ile engellere takılır.
Projelerde her gün yeni olaylarla daha önce hiç karşılaşmadığımız, tahmin etmediğimiz zorluklarla karşılaşırız.
Bu belirsiz ortamlar karşısında hızlıca karar alabilecek otonom ekiplerimiz yoksa projeler gecikir.
Üzerinde aylar harcanarak en ince ayrıntısına kadar hazırlanan iş programları, proje yöneticileri tarafından çok sıkı takip edilse de, projeler gecikmeye, müşterileriler de verdikleri paraların karşılığını alamamaktan şikayet etmeye devam ederler.
Projeler söz verilen zamanlar yaklaştığında bitmediğinde; gergin ortamlar yaşanmakta, işveren ve yükleniciler sürekli karşı karşıya gelerek zaman ve vakit kaybetmektedirler.
Tüm bunca detaylı planlamaya koşuşturmaya rağmen projenin başarısız olmasının sebeplerinden biri proje kurgusundaki süreçlerin yalın olmaması ve projenin çevik olmayan yanlış yöntemler ile yönetiliyor olmasıdır.
Özellikle çalışanların yakından izlendiği Micro Management (mikro yönetim) yapılan bir projede çalışanların inisiyatif alması beklenemez.
Bunaltıcı şekilde takip yapılan projelerde çalışanlar inisiyatif alamazlar zaten yönetim tarafından çalışanların inisiyatif almaları da istenmez.
Yönetim böyle olunca, çalışanlar da her bir konuyu bir üst seviyeye sormak zorunda kalır proje de doğal olarak gecikir.
Halbuki projede Micro Management yerine yalın ve çevik yönetim anlayışları kullanılsa, proje yapımı sırasında oluşan sorunlara anında müdahale edilebilecek, sorunlar zaman kayıplarına yol açmadan otonom takımlar tarafından alınan inisiyatif ile çok kolayca engellenebilecektir.
Prjojede çalışanların inisiyatif almaları tecrübe ile de doğru orantılıdır. Çalışanların tecrübeleri artıkça daha çok inisiyatif alırlar ve sahada çok güzel çözümler üretmeye başlarlar.
Üst yönetim inisiyatif alan tecrübeli çalışanlarına da mikro yönetim uygulayarak sahada anında çözülebilecek sorunların kendi onayından geçmemesinden dolayı cezalandırır, başarılı inisiyatifleri takdir etmez ise, çalışanlar zamanla inisiyatif almayı bırakırlar motivasyonları ve verimleri düşer.
Çalışanlar sorumluluk alanları içinde inisiyatif alamayınca tüm kararlar tepede birikir ve birimler arası silolaşmalar oluşur.
Silo ortamlarında çalışanların mutlu olmaları mümkün değildir çünkü: Çalışanlardan ellerinde ve ayaklarında farklı silolara bağlı prangalar varken koşmaları, hızlı çözümler üretmeleri istenir.
Projelerde silolaşma başladıkça mutlulukla, şevkle ve istekle yapılan projeler stresin çok olduğu toplantılara ayakların geri geri gittiği çalışanların zorunluluktan bir birleri ile görüştükleri ortamlara dönüşür.
İşe büyük bir istekle canla başla koşturarak gelen çok değerli çalışanlarda zamanla işten ayrılırlar.
Silo zihniyeti genel olarak aynı şirket içinde diğer şirket çalışanları ile bilgi paylaşmak istemeyen bir zihniyettir.
Birimler ve yöneticiler arasında soğuk savaşlar vardır ve şirket bu anlayıştan büyük zarar görür. Bu projeler içinde geçerlidir. Aynı proje altında çalışan farklı birimler yanlış yönetim tarzı ile zamanla rakip birimlere dönüşür ve silo mantığındaki çalışmaya başlarlar.
Birimlerin silo mantığıyla çalışmaya başladığında dizayn sırasında yapılan bir hata proje bitmek üzere iken fark edilir ve tüm projenin gecikmesine sebep olur.
Projenin işleyişi ile ilgili ana çerçevenin mutlaka belli olması, girdilerin çıktıların sürekli kontrol edilmesi mutlaka gereklidir.
Projenin ana prensipleri, değerleri (Açıklık, Cesaret, Saygı gibi) işleyiş kuralları yazılı olarak belirlendikten sonra tecrübeli yöneticiler belirlenen sınırlar içinde çalışanlara hareket alanı sağlanmalı ve takım olarak sahiplenilen işlerin günlük rutiellerde görüşülmesi beklenmelidir.
Yalın süreçler ve sürekli iyileştirme prensipleri ile yapılan projeler ise zamanında yada planlanamadan önce biter.
Projede çalışan tüm ekiplerin tek bir takım olduğu, tüm takım üyelerinin mutluluk ile birbirlerine destek olduğu, planlamaları hep birlikte baştan sona sık aralıklarla kontrol ederek hedefe emin adımlar ile yürüdüğü projeler, zamanında biten çevik projeleridir.
Sonuç olarak; projelerin zamanında yetişmemesinin en büyük nedenleri:
• Kurum içi silolaşmanın çok yoğun olması,
• Kurum içi etkili geri bildirim sisteminin olmaması,
• Başarılı projelerin ödüllendirilmemesi,
• Başarısız projelerin ise sahiplenilmemesinden dolayı başarısızlıklardan ders çıkartılmaması ve
• Projeler üzerinde takım olarak çalışılamamasıdır..
Projeler nasıl zamanında yetişir sorusunun kısa cevabı ise:
Projelerimize uygun yönetim yaklaşımlarını işletme ihtiyaçlarına uyarlayarak işletmedeki potansiyeli ortaya çıkarabiliriz. Bu şekilde, yüksek performanslı çalışanlardan oluşan otonom takımlar ile karşılaşılan engelleri kaldırır, yalın ve çevik süreçler kullanarak projeleri zamanında yetiştirmek için insiyatif alan takımlarla projeleri zamanı da yetiştirebiliriz.
Yazar: K. Tolga Erpınar
LEAN & İNŞAAT 